Ordförandebloggen #27 – BPs organisation och styrning

Ibland får jag som styrelseordförande för Europas största fotbollsförening frågan: ”Hur organiserar och styr ni en förening med en sådan enormt stor verksamhet?”. En bra fråga, då vi med ca 4.000 spelare organiserar ungefär 15.000 personer i den dagliga verksamheten om man inkluderar ledare, funktionärer, skjutsande föräldrar, syskon och andra anhöriga. Det motsvarar en ganska stor svensk stad. Den här bloggen handlar om hur föreningen är organiserad. Kanske inte den roligaste bloggen, men viktig för ”alla”att känna till och utifrån att föreningens organisation och styrning tar avstamp från årsmötet som nyligen har ägt rum.

BP är en ideell förening, vilken kännetecknas av att den är uppbyggd i enlighet med demokratiska principer, är öppen, utan vinstintresse och med ett stort ideellt engagemang. I BP är det ideella engagemanget basen i hela verksamheten. Inte minst genom alla ideella ledare, funktionärer, skjutsande föräldrar, laguppdrag och annat ideellt arbete. Din insats och ditt ideella engagemang i BP är helt avgörande för att föreningen överhuvudtaget ska kunna existera.

Om du vill engagera dig som ledare, funktionär eller annat ideellt arbete, kontakta: sportkontoret@brommapojkarna.s e

Samtidigt är BP en stor fotbollsinstitution, och måste därför organiseras och styras som en sådan. Sportkontoret, BPs olika fotbollsverksamheter och alla våra ca 250 lag har sin egen organisation.

Som en god vän sa: ”Storleken och att det är fotboll för alla gör BP både komplext och unikt. Ni hanterar ju precis alla fotbollsfrågor som finns, från den mindre kvartersklubben med frågor som kort- eller långärmade matchtröjor, till organisation och styrning som ett större svenskt företag av den enorma ungdomsverksamheten, med en ambition om att vara bäst i era elitförberedande verksamheter (Akademin), med höga ambitioner för seniorlagen (Dam och Herr), samtidigt som ni samma dag kan planera för Knatteskolan, förhandla transfers med europeiska storklubbar och ta hand om ett och annat disciplinärende.”

Nedanstående är bara en kort sammanfattning av hur BP som förening organiseras och styrs på en övergripande nivå.

Stadgar & Medlemmar
Ytterst styrs BP av sina stadgar och sina medlemmar. BPs ursprungliga stadgar stiftades den 13 april 1942 och reviderades senast den 22 februari 2011. Det finns ett visst uppdateringsbehov av våra stadgar utifrån att de inte är helt ändamålsenliga utifrån den verksamhet som bedrivs idag. Utöver BPs egna stadgar gäller RFs stadgar och övriga föreskrifter och anvisningar, samt vederbörande specialistförbunds stadgar, tävlingsreglemente och föreskrifter (i BPs fall SvFF). Basen bland BPs medlemmar är alla våra unga spelare. Härtill kommer andra medlemmar än spelare, såsom betalande medlemmar, hedersmedlemmar och ständigt utnämnda medlemmar. Se länk till föreningens ”Stadgar”, klicka här. Om du vill bli medlem, se länk till ”Medlemskap”, klicka här.

Årsmötet
Årsmötet är föreningens högst beslutande organ. BP kan förenklat delas in i de fem instanserna ”Årsmötet”, ”Styrelsen”, ”Kommittéerna”, ”Sportkontoret” och ”Lagen”. BPs årsmöte ska enligt stadgarna hållas varje år senast innan utgången av mars månad. Praxis i BP har utvecklats till att årsmötet hålls tisdagen vecka 8 (innan sportlovet vecka 9), vilket innebär så snart som möjligt när formalia kommit på plats såsom verksamhetsberättelse, årsredovisning, revision mm, samtidigt så att verksamheten kan förberedas i god tid, så snart som möjligt och på bästa sätt utifrån fattade beslut på årsmötet. Kallelse jämte dagordning översänds till samtliga medlemmar senast fyra veckor före mötet. Årsmötet är också starten för all övrig organisation och styrning i BP under ”föreningsåret” (dvs från årsmöte till årsmöte). För fler detaljer om årsmötet, rösträtt, vilka ärenden som förekommer mm, se ”Stadgar” på BPs hemsida.

Styrelsen
Styrelsens främsta uppgift är att verka för föreningens framåtskridande samt tillvarata medlemmarnas intressen, inom ramen för BPs egna, RFs och SvFFs stadgar. Det innebär bl a att tillse att för föreningen bindande regler iakttas, verkställa av årsmötet fattade beslut, planera, fördela och fördela arbetet inom föreningen, ansvara för och förvalta föreningens medel samt förbereda årsmötet. Det innebär också ett ansvar för föreningens strategifrågor. I en förening av BPs storlek är en viktig uppgift att tillsätta ledning, klubbdirektören, som också är adjungerad till styrelsens möten. Styrelsen består av ordförande och minst sju, högst nio, övriga ledamöter. Föreningens ordförande, tillika styrelsens ordförande, väljs för en tid av ett år. Övriga ledamöter i styrelsen väljs för en tid av två år, där en utgångspunkt är att ungefär hälften av styrelsens ledamöter kommer upp för om-/nyval varje år (dvs inte alla samtidigt av kontinuitetsskäl). Styrelsen ska efter konstituering ha en sekreterare, en kassör och vice ordförande. Föreningens firma tecknas av klubbdirektör eller styrelseordförande var för sig, eller två av styrelsens ledamöter i förening. Under året har styrelsen i regel åtta ordinarie styrelsemöten samt en strategidag. Därtill kommer andra beslutstillfällen och kommittéarbete. Vid årsmötet valdes följande styrelse (funktion och kommitté inom parentes):

Fredrik Bergholm (ordförande, Herrkommittén)
Tomas Bergström (kassör, vice ordförande, Supportkommittén)
Lars-Olov Fredriksson (sekreterare, Anläggningskommittén)
Anna Iwarsson (Ungdomskommittén)
Maria Kovács (Damkommittén)
Salina Olsson (Akademi Flick kommittén)
Harald Mix (Akademi Pojk kommittén)
Staffan Helgesson (Marknadskommittén)
Tina Rolén (Marknadskommittén)
Niclas Melin (Marknadskommittén)

Kommittéerna
En stor organisatorisk skillnad i BP jämfört med de flesta andra föreningar (framförallt ensektionsföreningar, i vårt fall fotboll) är att vi har kommittéer, som en kompletterande struktur och länk mellan styrelsen och Sportkontoret. Kommittéerna kan liknas vid ”understyrelser” för respektive verksamhetsområde, men utan befogenhet att fatta formella beslut. Därav att de organisatoriskt ligger på sidan i bilden. Andemeningen i hela BPs organisation är att alla frågor ska hanteras på den nivå där de hör hemma, och när de inte kan eller bör hanteras på en viss nivå så lyfts de upp en nivå. BP har åtta ordinarie kommittéer, varav Supportkommittén är ny 2018, och vars huvuduppgift är att stötta Sportkontoret med kompetens och erfarenhet i frågor inom administration, organisation, ekonomi, IT, juridik, personal mm. Kandidater till den nya kommittén söks under det kommande halvåret. Är du intresserad av att delta? Hör av dig till klubbdirektör Henrik Nilsson. Övriga kommittéer är mer uppenbara utifrån namn och inriktning:

Ungdomskommittén
Akademi Flick kommittén
Akademi Pojk kommittén
Damkommittén
Herrkommittén
Marknadskommittén
Anläggningskommittén
Supportkommittén

Tillkommer gör den årliga ”Hall of Fame kommittén”. Det finns en separat ”Akademi Flick kommitté” utifrån att det är ett relativt nytt och prioriterat verksamhetsområde, som kräver engagemang och fokus i närtid. Över tid är intentionen att det ska vara en gemensam Akademikommitté för Flick och Pojk, precis som det finns en gemensam Ungdomskommitté. Respektive kommitté leds och sammankallas av ansvarig person i styrelsen. Ingår gör också de anställda på Sportkontoret som verkar inom det aktuella området. Tillkommer gör personer med kompletterande engagemang, kompetenser och erfarenheter. I regel verksamma i eller på annat sätt starkt engagerade i föreningen. Totalt sett är det ca 55-60 personer i de olika kommittéerna. I flera kommittéer finns också expertråd, med särskild specialistkompetens. Några huvuduppgifter för kommittéerna, som sammanträder mellan styrelsens ordinarie möten, är bl a att (i) vara rådgivande och ”bollplank” till de anställda på Sportkontoret, (ii) driva prioriterade projekt, (iii) vara en första ”vetoinstans” om det kommer upp frågeställningar som inte är förenliga inom ramen för BPs verksamhet, (iv) hantera disciplinärenden och missförhållanden, och (v) kvalitetssäkra och årligen utvärdera respektive verksamhetsområde för fortsatt utveckling. För mer detaljerad information om respektive kommitté, klicka här.

Sportkontoret
Sportkontoret, med anställd och kontrakterad personal, är ”motorn” i mycket av det som händer i BPs dagliga verksamhet, dvs i tillägg till verksamheten i alla lagen. Sportkontoret leds av klubbdirektören, där Sportkontoret har sin egen organisation (beskrivs ej här), med ansvarsområden och separata arbetsbeskrivningar för samtliga medarbetare. Sportkontorets hemvist är vid hemmaborgen på Grimsta IP. För beskrivning av, och kontakt med medarbetarna på BPs Sportkontor, klicka här.

Lagen
BP kan i mångt och mycket liknas vid en franchisestruktur, t ex ICA, där alla lagen är som sina egna butiker, med en stark central stöttning och styrning av föreningen, i precis allt som är relevant för fotbollsverksamheten i respektive lag. Den ”första instansen” i BP är just alla lagen. Ca 250 till antalet. Ca 4.000 spelare (inkl. Knatteskolan), ca 700 ideella ledare samt alla föräldrar, syskon och andra anhöriga. Fotbollsverksamheten är organiserad i ”Ungdom”, ”Akademin”, ”Dam” och ”Herr”. Tillkommer gör BPs övriga fotbollsaktiviteter och arrangemang såsom cuper, camper, fotbollsskola, spela mera, individuella pass etc. Totalt räknar vi med att vi härigenom organiserar ca 15.000 personer i den dagliga (veckovisa) verksamheten. Ungdomsverksamheten utgör ca 95% av BPs verksamhet, räknat som antalet lag och antalet spelare. Du kan läsa betydligt mer om BPs ungdomsverksamhet om du klickar här, dokumentbanken om du klickar här, eller våra arrangemang och aktiviteter om du klickar här. ”BP-modellen” finns väl beskriven i ”BP-mallen”, som är föreningens viktigaste styrdokument, och som du hittar här. Tyvärr inträffar olika incidenter i en stor klubb som BP, precis som i alla stora verksamheter. Viktiga rutiner och policies för ”Disciplinärenden” och ”Missförhållanden”.

Valberedning
Valberedningen har en central roll i en ideell förening, där den främsta arbetsuppgiften är att ge förslag till nya förtroendevalda, dvs till styrelsen och revisorer. Det är bra om de som sitter i valberedningen är aktiva i föreningen så att de känner till vilka personer och kompetenser som finns. Årsmötet väljer vilka som ska sitta i valberedningen. I BP ska det vara tre ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilka en ska vara sammankallande. Valberedningen arbetar således på förtroende från föreningens medlemmar. Vid det senaste årsmötet valdes till valberedningen Anders Eslander, Patrik Emanuelsson och Håkan Forsberg, med den först nämnde som sammankallande.

Revisor & Föreningsrevisor
Revisor och revisorssuppleant väljs årligen på årsmötet. Revisorn ska granska föreningens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret (kalenderår) samt överlämna sin revisionsberättelse inför årsmötet. BP ska också ha en föreningsrevisor, vars uppgift är att vara medlemmarnas ombud, och vars huvuduppgift är att granska att stadgarna och på årsmötet fattade beslut följs. Vid det senaste årsmötet valdes ny revisor i Stefan Norell, auktoriserad revisor från Grant Thornton och med expertis på ideella organisationer. Till suppleant valdes Josefine Fors, också hon auktoriserad revisor från Grant Thornton. Till ny föreningsrevisor valdes Claes-Göran Fri.

Styrning – ”Governance”
BPs styrning och beslutsfattande för styrelse och Sportkontor (”governance” rutiner), regleras genom i huvudsak fyra delar/dokument: (i) Arbetsordning, (ii) Attestinstruktion, (iii) Investeringspolicy och (iv) Ekonomiska mål. Detta i tillägg till föreningens stadgar och alla de lagar, regelverk, riktlinjer och övriga föreskrifter som BP som förening har att förhålla sig till.

Intressenter
En stor del av BPs verksamhet innebär att förhålla sig till och samarbeta med olika intressenter. Några exempel på viktiga intressenter till BP:

FIFA och UEFA
Svenska Fotbollförbundet (SvFF) och Stockholms Fotbollförbund (StFF)
Svensk Elitfotboll (SEF) och Elitfotboll Dam (EFD)
RF och Stockholmsidrotten (Stockholms IF & SISU)
Klubbar & Föreningar
Publik & Funktionärer
Partners & Media
“BP Alumner” (alla spelare och ledare i BP genom tiderna)
BPs Vänner & Bromma Support
Hallbolaget (tältet), DFA (”Supercoach”), TFF/DFF

Samtliga ovan nämnda intressenter hittar du enkelt genom deras egna hemsidor och/eller på BPs hemsida.

Extra medlemsmöte ”i halvtid”
Under hösten 2017 tog styrelsen ett nytt initiativ, genom att kalla till ett extra icke-beslutande medlemsmöte på hösten (”i halvtid”), i syfte att öka transparens och medlemsdemokrati. Ett rent informationsmöte, där det uttryckts intresse från medlemmar att vi borde ha ett sådant då vi är en stor verksamhet, det händer mycket, och det är lång tid mellan föreningens ordinarie årsmöten. Initiativet blev mycket uppskattat, varför styrelsen har som ambition att föreningen ska ha ett extra medlemsmöte ”i halvtid” även i framtiden, nästa gång under hösten 2018.

Jag passar på att tacka för förnyat förtroende på årsmötet. Med ödmjukhet och respekt för uppgiften.

Vi syns ute på planerna, på någon av hemmamatcherna på Grimsta, eller på nästa medlemsmöte!

PS. Det var ca 130 personer närvarande på årsmötet, vilket är kul, och förmodligen ”all time high” i BPs historia. DS.

Fredrik Bergholm
Styrelseordförande

För tidigare ordförandebloggar, klicka här.